Registre obligatoire, mentions légales, affichages : tour des obligations souvent oubliées
Dernière mise à jour : 29 sept.
Tout va bien dans l’entreprise. Les clients sont là, les factures partent, les salariés travaillent.
Et puis un jour, vous réalisez que vous ne savez plus très bien où est votre registre du personnel. Que votre DUERP date peut-être un peu. Que certaines informations affichées dans vos locaux n’ont pas été vérifiées depuis longtemps.
Rien de spectaculaire.
Juste cette accumulation de petites obligations administratives que l’on repousse parce qu’il y a toujours quelque chose de plus urgent à gérer.
Pourtant, quelques vérifications régulières suffisent souvent à éviter de devoir tout remettre en ordre dans l’urgence.
Voici les principaux points à vérifier dans votre entreprise.
1. Le registre unique du personnel
Dès le premier salarié, l’entreprise doit tenir un registre unique du personnel.
Il doit être complété au fil des embauches, et des départs et conservé dans les conditions prévues par la réglementation.
À vérifier :
☐ Le registre existe
☐ Tous les salariés concernés y figurent
☐ Les informations sont à jour
2. Le DUERP
Le document unique d’évaluation des risques professionnels est obligatoire dès le premier salarié.
Mais avoir un DUERP dans un dossier ne suffit pas.
Il doit correspondre à la réalité de votre entreprise et évoluer lorsque votre activité, vos locaux ou vos conditions de travail changent.
À vérifier :
☐ Le DUERP existe
☐ Il correspond à votre activité actuelle
☐ Il a été actualisé lorsque nécessaire
3. Les accidents du travail
En cas d’accident du travail, certaines démarches doivent être réalisées par l’employeur.
Dans certaines situations, un registre des accidents du travail bénins peut également être utilisé.
L’important est surtout de ne pas improviser le jour où cela arrive.
À vérifier :
☐ Vous savez qui doit être prévenu
☐ Vous connaissez les démarches à effectuer
☐ Les documents nécessaires sont facilement accessibles
4. Les informations destinées aux salariés
Certaines informations doivent être affichées ou communiquées aux salariés.
Cela concerne notamment différentes règles relatives à la santé et à la sécurité, au harcèlement, à la discrimination ou encore aux coordonnées de certains interlocuteurs.
Pas besoin d'avoir un mur couvert de documents.
Mais il faut que les informations obligatoires soient accessibles et à jour.
À vérifier :
☐ Les informations obligatoires sont disponibles
☐ Les coordonnées sont à jour
☐ Les anciens affichages ont été remplacés
5. Vos dossiers administratifs
Un contrôle de l'administration du travail peut aussi être l'occasion de vous demander différents documents concernant votre entreprise.
Le problème n'est pas forcément de ne pas les avoir.
C'est parfois simplement de ne pas savoir où ils sont.
Assurances, contrats de travail, attestations, documents sociaux, justificatifs…
À vérifier :
☐ Les documents importants sont centralisés
☐ Les attestations sont à jour
☐ Vous pouvez retrouver rapidement un document si nécessaire
6. Vos documents commerciaux
Devis, factures, CGV, contrats…
Vos modèles doivent correspondre à votre activité et intégrer les mentions qui vous concernent.
Une entreprise qui évolue doit aussi faire évoluer ses documents.
À vérifier :
☐ Vos devis sont à jour
☐ Vos factures sont conformes
☐ Vos CGV correspondent à votre activité
☐ Vos contrats utilisent des modèles actualisés
La checklist express du dirigeant
Vous voulez savoir où vous en êtes ?
Prenez 30 minutes et faites le point :
À vérifier | OK |
Registre unique du personnel | ☐ |
DUERP | ☐ |
Procédure en cas d'accident | ☐ |
Informations destinées aux salariés | ☐ |
Documents administratifs | ☐ |
Devis et factures | ☐ |
CGV et contrats | ☐ |
Assurances et attestations | ☐ |
Le réflexe GOVVA
La conformité n'est pas une montagne de documents à subir.
C'est une organisation à construire.
Vous n'avez pas besoin de connaître toutes les règles.
Vous devez surtout savoir :
ce qui s'applique à votre entreprise, où retrouver vos documents, et quand les vérifier.
Et plutôt que d'attendre un contrôle pour faire le point, quelques vérifications régulières permettent de garder une entreprise organisée et plus sereine.
Parce qu'une entreprise solide, c'est aussi une entreprise qui sait où elle en est.
Vous voulez faire le point sur votre entreprise ?
Quelques vérifications régulières permettent déjà d'identifier les sujets à traiter en priorité.
Léa Cieslak
GOVVA - L'Atelier Juridique
Stratégie, organisation et prévention des risques pour les dirigeants de TPE/PME.
Commentaires